سؤال: شیوه موردنظر و موردپسند شما برای ارائه بازخورد چیست؟
اندی مولینسکی، استاد دانشگاه برندایس مقاله‌ای را منتشر کرده با عنوان “5 شیوه متفاوت برای استفاده از تکنیک بازخورد ساندویچی” که مقاله خوب و باارزشی است و شیوه موردعلاقه ما در دریافت و ارائه بازخورد را به چالش می‌کشد. باوجوداینکه شخصاً با برخی از نکات ارائه‌شده در این مقاله برای ارائه بازخورد موافقم، اما باکمال احترام باید عنوان کنم که به‌طور کل با ایده ساندویچی در ارائه بازخورد مخالفم.
مثلاً اندی در این مقاله اشاره می‌کند که شیوه سنتی و اصولی رویکرد ساندویچی در ارائه بازخورد این‌گونه است که:
“این شیوه اصولی و ابتدایی است، رویکردی که بسیاری از ما با آن آشنا هستیم: دو بازخورد مثبت را آماده می‌کنیم (در قالب نان ساندویچی) که یک بازخورد حیاتی یا به عبارتی منفی را در بر می‌گیرند (گوشتی که در درون ساندویچ قرار داده‌شده است.”
“منطق اصلی در اینجا این است که با یک پیام مثبت نوازش دهنده نفس وجودی یک فرد، آن‌ها آماده گوش دادن به بازخورد حیاتی شما می‌شوند و به‌نوعی با این کار مانع از رد شدن بازخورد اصلی یا گرفتن رویکرد دفاعی نسبت به رویکرد شما می‌شود. سپس پس‌ازاینکه بازخورد اصلی و دردناک خود را ارائه کردید، جبران کردن آن نیز اهمیت بسیار زیادی برخوردار هست – – که این کار با ارائه یک بازخورد مثبت‌تر نسبت به قبل برای ایجاد احساس خوب در آن‌ها انجام می‌پذیرد.”
این روش شیوه‌ای است که اغلب مدیران آمریکایی برای ارائه بازخورد آموزش‌دیده‌اند و اغلب از آن تحت عنوان روشی فوق‌العاده اثربخش یاد می‌شود. اما در واقعیت این روش بسیار قدیمی‌تر و بی‌ارزش‌تر از چیزی است که بتوان به آن فکر کرد و از آن استفاده کرد.
چرا این شیوه پاسخگو نیست؟
قدری در مورد آن فکر کنید: اگر هرگز مدیر یا سرپرستی داشته‌اید که به این شیوه به شما بازخوردی را ارائه کرده باشد، عموماً به بازخوردهای مثبت ابتدایی و انتهایی اصلاً توجهی نمی‌کنید، چراکه آن‌ها را مصنوعی می‌دانید. در واقعیت عموماً فقط انتقاد مطرح شمارا به یاد می‌آورید و تمام موارد مثبت دراین‌بین رنگ می‌بازند . . . حتی اگر صادقانه ارائه‌شده باشند.
ازآنجایی‌که به‌طور غریزی بازخورد مثبت دریافت شده را نادیده می‌گیرید، ممکن است با خود فکر کنید که این فرد بیش‌ازحد رویکرد انتقادی دارد . . . و درنهایت کل فرایند بازخورد و نکات آن را فراموش کنید. از طرفی نباید فراموش کرد که بسیاری از افراد هم به‌طور کامل با این شیوه انتقاد و بازخورد آشنایی داشته و فرمول آن را می‌دانند و از ابتدایی که شما نکته مثبتی را بیان می‌کنید، به‌طور کامل با بی‌توجهی از آن عبور می‌کنند.
اما به این نکته هم باید توجه داشت که بدون انتقاد سازنده، چگونه می‌توان رشد کرد؟ چگونه می‌توان بهتر از قبل شد؟
پس چگونه می‌توانیم به دیگران کمک کنیم که بیشترین استفاده را از بازخورد ما دریافت کنند؟
بازخورد
آن‌ها را از یکدیگر جدا کنید؟
کلید اصلی در این کار جدا کردن بازخورد منفی و مثبت از یکدیگر است و اینکه همیشه اول باید به تمجید و ستایش از کارهای فرد مورد بپردازید تا باب گفتگو باز شود.
به اعتقاد دیل کارنگی اشتیاقی بسیار عمیق و البته مبرم همانند نیاز غذا و خواب در بدن انسان وجود دارد که به‌ندرت ارضاء می‌شود و آن ولع مورد قدردانی قرار گرفتن است.
همواره باید توجه داشته باشید که وقتی به تائید و ستایش اعضای تیم خود می‌پردازید، درواقع این عطش و ولع را ارضاء کرده‌اید و به‌طور طبیعی یک رابطه دوسویه بر مبنای دوستی و وفاداری را شکل داده‌اید. شما همواره باید به‌صورت فعالانه در پی یافتن مواردی جهت تائید و ستایش در این افراد باشید، حتی اگر موردی در آن‌ها وجود نداشته باشد که در نظر اول به ذهن شما خطور کند. چرا؟ چون مردم وقتی‌که مورد تشویق قرار می‌گیرند، عموماً عملکرد بهتری از خود نشان می‌دهند.
البته کلید موفقیت در این رابطه هم صادقانه و معتبر بودن آن تائید و ستایش است. اگر کسی در انجام وظایف خود از سطح انتظار شما بالاتر رفت، حتماً این موضوع را به وی یادآوری کنید. اگر وفاداری یک کارمند را طی سال‌های مختلف برای شما مهم و باارزش بوده است، حتماً آن را به وی یادآوری کنید. هر شخصی در یک حوزه خوب بوده و عملکردی بالاتر از انتظار دارد – این موارد را پیدا کنید و اجازه دهید احساس شما نسبت به آن را بدانند.
اما تکلیف بازخورد منفی چه می‌شود؟
برای بازخورد منفی، اصلاً به نیازی به تحمیل کردن یک تمجید و تعریف غیرضروری نیست. شما مطمئناً بر اساس رویکرد بالا تقویت‌های مثبت دیگری در زمان‌های دیگر نسبت به این فرد بکار برده‌اید. دقیقاً همچنان که به دنبال گوشزد کردن موارد مثبت در زمان‌های مناسب بوده‌اید و آن را انجام داده‌اید، انتقاد سازنده خودتان را هم خیلی سریع اما با دقت و مهارت یادآوری کنید.
زمانی که موضوعی را از باب نگرانی یادآوری می‌کنید، زمانی برای پاسخ دادن هم در اختیار آن‌ها قرار دهید. همواره به این نکته هم توجه داشته باشید که ممکن است چیزی از چشم افتاده باشد. اما اگر در پایان به نتیجه رسیدید که حق با شماست، در اینجا متوقف نشوید و به آن‌ها برای اصلاح وضعیت کمک کنید.
به‌کارگیری این روش به‌صورت عملی
اما این روش در زندگی واقعی ما به چه صورت کاربرد پیدا می‌کند. در این رابطه پیشنهاد می کنم این مثال را که در یکی از مقالات قبلی از وبسایت توضیح داده بودم، حتماً مطالعه کنید.
البته به یاد داشته باشید که این روش یک فرمول خاص و قطعی نیست و تنها یک مثال است که برای شما مطرح کرده‌ام. صداقت و اعتبار یک نقطه کلیدی است، پس در این‌گونه موارد حتماً و حتماً آن‌ها را مدنظر قرار دهید.
مزایای مهم و اثربخش
هر شخصی نیاز به بازخورد دارد، هم منفی و هم مثبت. زمانی که میتوانید آن بازخورد را به صورتی ارائه دهید که دریافت‌کننده آن را به‌خوبی درک کند و دریافت کند، وی مطمئناً از آن سود هم می‌برد.
علاوه بر این، شما از این طریق محیطی را ایجاد می‌کنید که در آن ارتباط مؤثر، مبتنی بر احترام و آزاد و باز شکل می‌گیرد و این‌گونه حال همه بهتر و بهتر می‌شود.
- ۹۷/۰۷/۳۰